Kui töötad disaini, illustratsiooni, video või mõne muu loomingulise eriala alal, siis ilmselt arvad, et Excel pole sinu jaoks. Siiski... Lihtne arvutustabel võib saada teie parimaks liitlaseks projektide, eelarvete, ajakavade ja klientide korraldamisel.Võti ei peitu mitte ainult ilusates tabelites, vaid ka valemites, mis muudavad need andmed kasulikuks teabeks.
Excel on palju enamat kui lihtsalt numbrite liitmine. See on analüüsi-, planeerimis- ja kontrollitööriist, mis õigesti kasutades säästab teie kulutatud tunde korduvast tööst.Sa ei pea pähe õppima sadu funktsioone: mõne olulise valemi omandamise abil saad luua professionaalseid malle, automatiseerida oma töövoo osi ja teha oma loomingulistes projektides paremaid otsuseid.
Miks on Excel disainerite ja loomeinimeste jaoks oluline tööriist
Paljude inimeste jaoks, Excel on lihtsalt tabel, kuhu nad aeg-ajalt midagi kirja panevad.Kuid nende jaoks, kes haldavad projekte, meeskondi või eelarveid, on see praktiliselt nagu Šveitsi armee nuga. Loovstuudiotes, agentuurides, turundusosakondades ja vabakutseliste seas kasutatakse seda iga päev kõige jälgimiseks alates projektide staatusest kuni iga kliendi kasumlikkuseni.
Exceli abil saate andmete ekstraheerimine ja graafikuteks teisendamine trendide, probleemide või töökoormuse järskude tõusude tuvastamiseks. Samuti saate koguda teavet, mis on hajutatud erinevatesse failidesse või allikatesse (ülevaated, tööajaarvestused, arved, ressursiloendid), ja koondada selle ühte hästi struktureeritud dokumenti.
Selle kõige tõeline tuum on valemid ja funktsioonidTänu nendele funktsioonidele saate teavet korraldada, teha keerukaid arvutusi, filtreerida asjakohaseid andmeid ja näha mustreid, mis muidu märkamata jääksid. Probleem on selles, et algajate jaoks on need funktsioonid sageli peamiseks takistuseks Exceli avamise ja selle võimaluste tõelise ärakasutamise vahel.
Lisaks Sa ei pea teadma enam kui 400 funktsiooni, mis Excelis on.Oluline on omandada väike, aga väga võimas funktsioonide komplekt ja mõista, kuidas neid tõhusalt kombineerida. Ülejäänu jaoks saate kasutada Exceli sisseehitatud funktsiooniviisardit, mis aitab teil leida õige valemi, ja automaatset täitmist, mis pakub tippimise ajal funktsioone ja struktuure.
See juhend eeldab, et Sul on juba põhitõed paigas.Uue töövihiku avamine, töölehtede vahel navigeerimine, andmete sisestamine lahtritesse, vormingu muutmine ja mitte midagi muud. Kui teil on sellega endiselt raskusi, on kõige parem kõigepealt tutvuda Exceli põhitõdedega. Ideaalis kasutage Excel 2013 või uuemat versiooni (sh Microsoft 365), kus on kõik käsitletavad funktsioonid saadaval või millel on kaasaegsed vasted.
Põhilised toimingud, mida iga loominguline inimene peaks valdama
Enne keerukamate funktsioonide juurde asumist on oluline mõista põhitõdesid: lihtsad matemaatilised tehtedNeed on lähtepunktiks peaaegu igale arvutustabelile, alates eelarvest kuni tööajatabelini.
Excelis Summa on funktsioon kui sellineLahutamine, korrutamine ja jagamine sooritatakse operaatorite abil, samas kui lahutamine, korrutamine ja jagamine sooritatakse operaatorite abil. Nende nelja samba valdamine võimaldab teil enesekindlalt pikemaid valemeid koostada.
Summad SUM-funktsiooniga, mis aktsepteerib nii üksikuid lahtreid kui ka terveid vahemikke. Näiteks kui soovite teada projekti kogusummat, liites A-veeru elemendid, peaksite kasutama midagi sellist: =SUM(A1:A50). See annab teile koheselt trükkimise, litsentside, tasude jms kogukulud.
et lahutada Sa ei vaja kindlat funktsiooni; kasuta lihtsalt lahtrite või väärtuste vahel miinusmärki: =A2-A3. See võib olla kasulik näiteks kinnitatud eelarve ja töö tegeliku maksumuse vahe arvutamiseks.
Juhul korrutusedExcel kasutab tärni: =A1*A3*A5*A8. See on väga kasulik ühikute ja määrade põhjal summade arvutamiseks, näiteks tunnihinna alusel töötatud tundide arvu või ühikuhinna alusel trükitud koopiate arvu arvutamiseks.
eest jaotusedKaldkriipsu kasutatakse järgmiselt: =A2/C2. See tehe on võtmetähtsusega suhtarvude leidmiseks, näiteks projekteeritud detaili keskmise maksumuse või konkreetse projekti keskmise arveldatava tunnihinna leidmiseks.
Pange tähele seda Excel järgib standardset matemaatilist järjekorda.Esmalt korrutamine ja jagamine, seejärel liitmine ja lahutamine. Kui soovite seda järjekorda muuta, kasutage sulgusid. Näiteks valemis =(A1+C2)*C7/10+(D2-D1) saate täpselt kontrollida, mida esimesena arvutatakse, ja vältida eksitavaid tulemusi.
Andmete analüüsimise funktsioonid: keskmised, maksimumid ja miinimumid
Kui olete põhitoimingud omandanud, on aeg edasi liikuda funktsioonid, mis võimaldavad teil teavet kokku võttaKeskmised, kõrgeimad ja madalaimad väärtused. Need sobivad ideaalselt kampaania tulemuste, tarneaegade või projektikulude analüüsimiseks.
Funktsioon KESKMINE Arvutab lahtrite rühma aritmeetilise keskmise. Selle struktuur on väga lihtne: =AVERAGE(vahemik). Kui olete näiteks järjest salvestanud erinevatele projektidele kulutatud tunnid, saate =AVERAGE(A2:B2) abil teada saada, mitu tundi te tavaliselt teatud tüüpi projektile kulutate, mis on väga kasulik eelarvete ja tähtaegade täpsustamiseks.
Kui olete huvitatud hinnast teada saama kõrgem Andmesarja jaoks (näiteks päev, mil teie portfelli külastati kõige rohkem, või kampaania, millesse investeeriti kõige rohkem) on sobiv funktsioon MAX: =MAX(cells). Saate kasutada terveid vahemikke, näiteks =MAX(A2:C8), või segada lahtreid ja üksikuid numbreid.
Lisaks MIN See näitab madalaimat väärtust: =MIN(cells). See aitab teil tuvastada odavaima projekti, madalaima tuluga kuu või kõige halvemini toimiva kampaania, mis aitab teil kindlaks teha, milliseid töid ei pruugi olla väärt vastu võtta.
Veahaldus valemites: IFERROR
Kui hakkate keerukamaid valemeid aheldama, on väga tavaline näha selliseid teateid nagu #DIV/0! või midagi sarnast. Need vead mitte ainult ei halvenda arvutustabeli välimust, vaid võivad käivitada ka vigade kaskaadi, kui neist sõltuvad muud valemid.
Selle vältimiseks lisab Excel funktsiooni JAH.VIGASee funktsioon võimaldab teil määrata, mida kuvatakse, kui valem tagastab vea. Selle üldine struktuur on: =IFERROR(toiming; väärtus_kui_viga). See tähendab, et kõigepealt sisestate valemi, mida soovite hinnata, ja seejärel määrate, mida kuvatakse, kui midagi läheb valesti.
Kujutage ette, et jagate vahemikust võetud maksimaalse väärtuse minimaalse väärtusega ja see miinimum võib olla null või olematu. Võite kasutada midagi sellist: =IFERROR(MAX(A2:A3)/MIN(C3:F9);"On tekkinud viga"). Kui kõik läheb hästi, näete arvutuse tulemust.Vastasel juhul kuvab lahter teie kirjutatud kohandatud sõnumi.
Tingimused ja otsused: KUI-funktsioon
Funktsioon SI See on ilmselt üks Exceli võimsamaid ja mitmekülgsemaid tööriistu. See võimaldab teil teha automaatseid otsuseid olenevalt sellest, kas konkreetne tingimus on täidetud või mitte.
Selle põhistruktuur on: =IF(tingimus; väärtus_kui_tõene; väärtus_kui_mitte_tõene). See tingimus võib olla teksti, numbrite, kuupäevade või isegi mõne muu valemi võrdlus. Näiteks saate projektitabelis kuvada teate "KOHALETOODUD", kui kuupäev on juba möödas, ja "OOTEL", kui see on veel ootel.
Tüüpiline näide asukohaandmete rakendamisel oleks: =IF(B2="Madrid"; "Hispaania"; "Muu riik"). Siin kui lahtris B2 on täpselt tekst „Madrid”Excel tagastab väärtuse „Hispaania”; vastasel juhul kuvatakse „Muu riik”. See on väga kasulik klientide liigitamiseks päritolu järgi, kampaaniate filtreerimiseks turu järgi või tulemuste segmenteerimiseks.
Mitme IF-funktsiooni kombineerimise või teiste valemitega pesastamise abil saate luua üsna keerukaid reegleid, näiteks märkida kahjumlikud projektid punasega, tõsta esile hilinenud tarned või määrata silte vastavalt kliendi tüübile.
Loendamine ja summeerimine kriteeriumide abil: COUNTA, COUNTIF ja SUMIF
Teine disainerite ja loomeinimeste jaoks oluliste funktsioonide perekond on need, mis Nad loendavad või liidavad andmeid teatud tingimustel.Need sobivad ideaalselt ülesannete, klientide ja toodetud osade jälgimiseks ilma käsitsi filtreerimist tegemata.
Funktsioon LOENDAB Loendab vahemikus olevate lahtrite arvu, mis ei ole tühjad, olenemata sellest, kas need sisaldavad numbreid või teksti. Näiteks =COUNTA(A:A) näitab, mitu kirjet on projektide, klientide loendite või reklaamiviidete veerus, ignoreerides tühje lahtreid.
Kui soovite minna sammu edasi ja loendada ainult kriteeriumile vastavad lahtridSeejärel tuleb mängu funktsioon COUNTIF. Selle struktuur on: =COUNTIF(vahemik; kriteeriumid). Tüüpiline näide oleks: =COUNTIF(C2:C;"Pepe"), mis loendaks, mitu korda konkreetne nimi esineb juhtide, autorite või kontaktide veerus.
Tingimuslike summade puhul on võtmevalem järgmine LISA KUISee toimib sarnaselt funktsiooniga COUNTIF, aga ridade loendamise asemel summeerib see teise seotud veeru väärtused. Üldine süntaks on: =SUMIF(kriteeriumide_vahemik, kriteeriumid, summeerimisvahemik).
Näiteks tabelis, kus veerg B näitab kliendi linna ja veerg C projekti summat, võiksite kasutada valemit =SUMIF(B2:B50;"Madrid";C2:C50). See valem liidab C summad ainult siis, kui B linn on „Madrid“See võimaldab teil lühidalt näha, kui palju olete konkreetsele geograafilisele piirkonnale arveldanud.
Juhuslikud arvud kiirete otsuste tegemiseks: RANDBETWETW
See võib tunduda anekdootlik, aga loomingulistes keskkondades on funktsioon JUHULIKU.VAHEL See võib olla väga kasulik. See on hea selleks, et genereeri kahe väärtuse vahel juhuslik täisarvNäiteks valida juhuslikult, kes projekti esitleb, otsustada, millist kontseptsiooni kõigepealt uurida või loosida töötoa osalejate vahel auhind.
Selle struktuur on: =RANDBETWEEN(alumine_number;ülemine_number). Lihtne näide oleks: =RANDBETWEEN(1;10). Iga kord, kui leht ümber arvutatakse (näiteks mis tahes lahtri muutmisel), genereeritud väärtus muutubSee on kiire viis kontrollitud juhuslikkuse lisamiseks sisemistesse valikutesse.
Kuupäevade haldamine: PÄEVAD, KOHE ja NÄDALAPÄEV
Tähtajad on loominguliste projektide haldamisel klassikaline peavalu, eriti kui on palju verstaposte, osalisi tarneid ja parandusi. Excel sisaldab mitmeid funktsioone, mis seda lihtsustavad. kalendrite ja tähtaegadega töötamine.
Funktsioon PÄEVAD See funktsioon näitab kahe kuupäeva vahelise päevade arvu. Selle struktuur on: =DAYS(lõppkuupäev;alguskuupäev). Saate kasutada otse sisestatud kuupäevi, näiteks "2/2/2018", või viitelahtreid, näiteks =DAYS("2/2/2018";B2). See sobib suurepäraselt projekti tegeliku kestuse arvutamiseks alates esitlusest kuni tarnimiseni või tähtajani jäänud aja arvutamiseks.
koos KOHE Saate praeguse süsteemi kuupäeva ja kellaaja: =NOW(). See ei vaja parameetreid. See funktsioon värskendab automaatselt iga kord, kui valemeid ümber arvutatakse või fail uuesti avatakse, ja see võimaldab teil märgi praegust hetke jälgimiskontrollides, logides või muudatuste arvestuses.
Funktsioon NÄDALAPÄEV See tagastab nädalapäeva kuupäevast numbrilises vormingus. Selle põhistruktuur on: =WEEKDAY(kuupäev;konto_tüüp). Teine parameeter määrab, kuidas päevi nummerdatakse, ja erinevate vormingute mahutamiseks on palju valikuid.
Kõige sagedamini kasutatavate tüüpide hulgast leiate:
- 1: numbrid 1-st (pühapäev) kuni 7-ni (laupäev)
- 2: numbrid 1-st (esmaspäev) kuni 7-ni (pühapäev)
- 3: numbrid 0-st (esmaspäev) kuni 6-ni (pühapäev)
- 11: 1. kuupäevast (esmaspäev) kuni 7. kuupäevani (pühapäev)
- 12: 1. kuupäevast (teisipäev) kuni 7. kuupäevani (esmaspäev)
- 13: 1. kuupäevast (kolmapäev) kuni 7. kuupäevani (teisipäev)
- 14: 1. kuupäevast (neljapäev) kuni 7. kuupäevani (kolmapäev)
- 15: 1. kuupäevast (reede) kuni 7. kuupäevani (neljapäev)
- 16: 1. kuupäevast (laupäev) kuni 7. kuupäevani (reede)
- 17: 1. kuupäevast (pühapäev) kuni 7. kuupäevani (laupäev)
Seega näiteks =WEEKDAY(NOW();2) näitab sulle, mis nädalapäev on, alustades esmaspäevast 1-ga. See aitab sul korraldada kohaletoimetamist vastavalt tööpäevadele või loo malle, kus teatud ülesanded aktiveeritakse ainult teatud päevadel.
Lingid ja tabelite ümberkorraldamine: HYPERLINK ja TRANSPOSE
Paljudes loomingulistes töövoogudes töötate koos mitu välist tööriista ja ressurssiPilvekaustad, veebiportfooliod, materjalihoidlad jne. Nende linkide integreerimine Exceli arvutustabelitesse parandab oluliselt navigeeritavust.
Funktsioon HÜPERLINK See võimaldab teil muuta mis tahes lahtri klõpsatavaks lingiks mis tahes soovitud tekstiga. Selle struktuur on: =HYPERLINK(aadress;lingi_tekst). Näiteks: =HYPERLINK("http://www.google.com";"Külasta Google'it"). Nii saate projektitabelis olla veeru, mis lingib Figma maketi, pilves oleva lõpliku faili või varade hoidla juurde.
Teisest küljest, kui töötate muudest allikatest imporditud andmetega või teile sobimatute struktuuridega, siis funktsioon ÜLEKANDE Ta on su parim sõber. Ta on kasulik Teisenda read veergudeks ja veerud ridadeksSee on massiivifunktsioon, mis tähendab, et seda rakendatakse tervele lahtrivahemikule.
Selle toimimiseks peate valima sihtvahemiku, mille mõõtmed on algse tabeli pöördmõõtmed. Kui teie algsel tabelil on 2 rida ja 4 veergu, peab vahemik, millele rakendate funktsiooni TRANSPOSE, olema 4 rida ja 2 veergu. Seejärel tippige midagi sellist nagu {=TRANSPOSE(A1:C20)} ja kinnitage see massiivivalemina (vanemates versioonides Ctrl+Shift+Enter). See on eriti kasulik imporditud andmete ümberkorraldamisel. või kohandage nimekirju endale sobivaima struktuuriga.
Tekstifunktsioonid teabe puhastamiseks ja kombineerimiseks
Disainis ja loovuses ei ole kõik numbrites. Tihti töötatakse klientide nimede, projektide pealkirjade, siltide ja kirjeldustega. Excel sisaldab mitmeid tekstifunktsioone, mis aitavad sul seda teha. puhastada, kombineerida ja otsida teavet tekstistringidest.
Funktsioon ASENDA See võimaldab teil asendada osa tekstist teisega, määrates positsiooni ja eemaldatavate märkide arvu. Selle struktuur on: =REPLACE(algne_tekst;alguspositsioon;märkide_arv;uus_tekst). Näiteks: =REPLACE("Häid jõule";6;8;"Hanuka"). Siin Uus tekst lisatakse 6. positsioonile, kustutades sealt 8 tähemärki..
Kui soovite ühendada mitu tekstiosa, on klassikaline funktsioon KOKKUSeda kasutatakse erinevate lahtrite väärtuste ühendamiseks üheks stringiks, mis on kasulik failinimede, projektikoodide või automaatsete kirjelduste genereerimiseks. Selle struktuur on: =CONCATENATE(lahter1;lahter2;lahter3;…). Näide: =CONCATENATE(A1;A2;A5;B9). Pidage meeles, et See ei aktsepteeri parameetrina täielikke vahemikkeaga üksikud lahtrid on eraldatud semikoolonitega.
Andmete kopeerimisel ja kleepimisel teistest allikatest (e-kirjad, PDF-id, veebisaidid) on väga tavaline, et vead hiilivad sisse. lisatühikud alguses, keskel või lõpusSelle lahendab funktsioon TRIM: =TRIM(lahter_või_tekst). Näiteks =TRIM(F3) tagastab klahvi F3 teksti ilma tühikuteta. See on oluline, et vältida vigu otsingutel või identse, kuid nähtamatute tühikutega teksti võrdlemisel.
Lõpuks funktsioon LEIA See aitab teil leida ühte teksti teise seest. Selle süntaks on: =FIND(otsingu_tekst;algne_tekst). Kui see leiab, tagastab see esimese vaste positsiooni; vastasel juhul tagastab see vea. Näiteks: =FIND("nõel";"heinakuhja"). See annaks vea, kuid koos IFERROR-iga saate neid juhtumeid lahendada ilma arvutustabelit inetute teadetega täitmata.
Täpsem tabeliotsing: VLOOKUP ja XLOOKUP
Kui teie arvutustabelid hakkavad andmeid täis saama, muutub see oluliseks funktsioonid, mis otsivad teavet automaatseltSiin tulevadki mängu VLOOKUP ja selle moodsam versioon XLOOKUP.
VLOOKUP See on üks populaarsemaid funktsioone edasijõudnute kasutajate seas. See võimaldab otsida väärtust tabeli esimesest veerust ja tagastada sama rea teise veeru sisu. Praktikas tähendab see, et saate sisestada tootekoodi, projekti ID või kliendi nime ja saada koheselt tema hinna, staatuse või muud seotud andmed.
Selle põhistruktuur on: =VLOOKUP(otsingu_väärtus, tabeli_vahemik, veeru_number, [otsingu_vahemik]). Tüüpiline näide oleks: =VLOOKUP(A2; B2:D100; 3; FALSE). Siin otsib Excel vahemiku B2:D100 esimese veeru lahtris A2 olevat väärtust ja tagastab andmed selle vahemiku kolmandast veerust. FALSE kasutamine näitab, et soovite täpset vastet, mis on kõige levinum täpsete identifikaatorite või nimedega töötamisel.
OTSING See on Microsoft 365 ja uuemates versioonides saadaolev moodne edasiarendus. See on paindlikum, võimaldades otsida nii vasakult kui ka paremalt veergude vahel, töötada intuitiivsemate vahemikega ja paremini käsitleda juhtumeid, kus väärtust ei leita. Kuigi keskendume siin funktsioonile VLOOKUP, kuna see on klassikaline funktsioon, on soovitatav kasutada ka funktsiooni XLOOKUP, kui teil on sellele juurdepääs. hakake seda oma uutes mallides kasutama sest see lihtsustab paljusid keerulisi otsinguid.
Loomingulise töö puhul sobivad need funktsioonid ideaalselt loomiseks. ressursside, klientide, fontide, värvipalettide või mallide andmebaasid kus koodi või nime valimisel täidetakse automaatselt ülejäänud seotud andmed (hind, lubatud kasutus, ostukuupäev, allalaadimislink jne).
Kokkuvõttes muudavad kõik need valemid Exceli lihtsast tabelist palju võimsamaks. Need võimaldavad teil ülesandeid automatiseerida, vigu vähendada, oma loomingulist tegevust analüüsida ja juhtimist professionaalsemaks muuta. Ilma et peaksite saama raamatupidajaks või programmeerijaks. Väikese esialgse pingutusega nende mõistmiseks ja harjutamiseks saavutate paindlikkuse, selguse ja kontrolli oma projektide, aja ja raha üle.